Banyaknya permohonan dokumen keimigrasian (WNI dan WNA) dapat menyebabkan menumpuknya berkas di Kantor Imigrasi. Sehubungan dengan hal tersebut, Kanim Kelas I Jakarta Utara mengadakan Rapat Dalam Kantor (RDK) guna mendapatkan gambaran mengenai tata cara pemusnahan arsip yang sesuai dengan Undang-undang. Kegiatan tersebut menghadirkan dua narasumber yaitu Bapak Friece Sumolang selaku Kabid Lalu Lintas dan Izin Tinggal Keimigrasian Kanwil DKI Jakarta Kemenkumham dan Ibu Tatiek Herawaty selaku Kepala Sub Bagian Pengelolaan Arsip Inaktif Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemenkumham Tatiek Herawaty.
Kegiatan yang diadakan pada hari Selasa tanggal 7 Maret 2017 pukul 16.00-19.00 WIB tersebut dihadiri oleh pejabat struktural dan staf di Kanim Jakarta Utara, Kasubid Lantaskim Kanwil DKI Jakarta, Kasi Forsakim Kanim Kelas I Jakarta Pusat dan Kabid Forsakim Kanim Kelas I Khusus Jakarta Selatan.
Kegiatan dibuka oleh Kasi Forsakim Kanim Jakarta Utara, Ibu Pudji Hidajatun yang mewakili Kepala Kantor. Di dalam sambutannya disampaikan oleh narasumber bahwa Kondisi ruang penyimpanan arsip Kanim Jakarta Utara sudah tidak memadai dengan jumlah permohonan yang ada. Hal ini melatarbelakangi Kanim Jakarta Utara untuk melakukan pemusnahan arsip di tahun 2017.
Disampaikan oleh narasumber Ibu Tatiek Herawaty bahwa pemusnahan arsip harus sesuai dengan Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pelaksanaan pemusnahan arsip harus sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip dan prosedur penyusutan Arsip dilakukan secara rutin dengan membuat berita acara dan daftar Arsip.
Sementara itu narasumber Bapak Friece Sumolang menyampaikan bahwa sebelum melaksanakan pemusnahan arsip penting untuk melaksanakan pengalihmediaan arsip fisik subtantif sesuai dengan alokasi anggaran yang tersedia dalam DIPA. Ditambahkan oleh narasumber bahwa pengalihmediaan arsip subtantif keimigrasian harus menggunakan database manajemen sistem yang dapat diintegrasikan dengan SIMKIM serta dapat ditampilkan kembali keseluruhan data yang telah dialihmediakan dalam bentuk softcopy atau hardcopy.
Berita dan Foto: Seksi Informasi Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Utara