Jakarta_Info, Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip yang secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip tersebut.
Arsip dinamis maksudnya adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu sesuai dengan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Melalui persetujuan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Utara mengajukan pengusulan untuk pemusnahan Arsip fisik Substantif Keimigrasian.
Arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan itu terdiri dari arsip layanan Paspor RI dan layanan perizinan warga negara asing (WNA), yang jumlah totalnya hampir mencapai dua ratus ribu berkas.
Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip dalam hal ini Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh Kantor Imigrasi Jakarta Utara dilaksanakan berdasarkan JRA (jadwal retensi arsip) dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.
Kamis (07/9/2017) Kantor Imigrasi Jakarta Utara menyelenggarakan Rapat Koordinasi Pemusnahan Arsip yang dilaksanakan di Aula lantai 3 Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Utara. Dalam rapat tersebut nampak perwakilan dari Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia dalam hal ini Biro Umum dengan lima orang anggota dari Arsiparis serta perwakilan dari Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM DKI Jakarta yang terdiri dari Divisi Pelayanan Hukum dan HAM dan Divisi Keimigrasian.
Dalam sambutannya Amran Aris,Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Utara mengatakan "Pemusnahan arsip harus segera dilaksanakan karena kondisi ruang arsip yang sudah tidak memadai dan tentunya pemusnahan dilakukan harus sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku"
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, atau telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
"Pemusnahan wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar" ucap Tatiek Herawaty, Kasubag Pengelolaan Arsip Dinamis.
"Pelaksanaan pemusnahan arsip harus sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), untuk JRA paspor RI yang sebelumnya lima tahun sekarang sudah menjadi dua tahun sehingga dapat mengurangi penumpukan arsip" tambah Tatiek dalam rapat koordinasi di Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Utara, Komplek Artha Gading Niaga, Jl Boulevard Artha Gading Blok A No.5-7, Kelapa Gading-Jakarta Utara.
Dalam rapat koordinasi tersebut dilakukan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan oleh Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Jakarta Utara dengan didampingi oleh para saksi yakni Kepala Seksi Forsakim, Satuan Pengawas Intern, Bagian Hukum, Bagian Pengawasan, dan Arsiparis.
foto : bersama usai melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip secara simbolis di lokasi pemusnahan.